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Reto “Zen to Done”. Hábito 3: Aprende a PLANIFICARTE y conseguir todo lo que te propongas

Reto “Zen to Done”. Hábito 3: Aprende a PLANIFICARTE y conseguir todo lo que te propongas
02/09/2014 Eva Gías
In Gestión del Tiempo
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Durante las últimas semanas has dado los primeros pasos hacia una vida organizada. ¿Te das cuenta cómo ha cambiado tu vida en tan sólo dos meses? ¿Pensabas que ibas a conseguir todo lo que has hecho en tan poco tiempo? Hoy ha llegado el momento de avanzar un poco más. Ha llegado septiembre y con él, el momento del tercer Hábito del Reto “ZEN TO DONE”. Para mí, el más importante de todo el proceso. Creo que es la pieza clave para comenzar a lograr todas las metas que te propongas: vas a aprender a planificarte de una manera efectiva y con la que obtendrás resultados de una vez por todas.

No te preocupes si no has realizado el Hábito 1, el de Recopilar Información, o el Hábito 2, el de Procesar las bandejas de entrada. Puedes unirte a cualquiera de los hábitos cuando tu quieras, cuando sientas que estás preparada para hacerlo. No hay que seguir un orden estricto. Si lo que necesitas es sólo aprender a planificarte o quieres dar un primer paso a una vida organizada, únete al reto de este mes.

RETO: “ZEN TO DONE”

HÁBITO 3 – PLANIFICAR

Lo primero de todo a tener en cuenta, es que se acabaron las agendas llenas de mil listas de tareas por hacer. Olvida lo que todo el mundo hace y lo que seguro has hecho muchas veces: apuntar un montón de cosas por hacer para cada día, ir tachando las que vas consiguiendo y mover al día siguiente las que no hayas podido hacer, sólo para seguir añadiendo tareas y tareas al listado de cada día. ¿Te suenan esas listas kilométricas que lo único que hacen es agobiarte y trasladarte la sensación de que no estás haciendo nada?

No te preocupes. Todo eso se ha acabado.

El hábito de este mes es en realidad un hábito muy sencillo y se basa en un hecho muy fácil de entender y que seguro conoces o has oído alguna vez, pero nunca te has parado a trasladarlo a tu vida. Te lo voy a mostrar en un vídeo que lo explica muy bien:

¿Cómo estás planificando tu día en estos momentos? ¿Esas pedazo de listas de tareas por hacer tiene algún orden de prioridades? ¿eres realista con el tiempo que necesitas para llevar a cabo todas esas tareas?

Vamos a utilizar los mismos términos que usa Leo Babauta en ZTD para conseguir planificarnos de la mejor manera:

Las PIEDRAS MÁS GRANDES:

Las piedras más grandes de tu vida, tus “Big Rocks”, son aquellas que te hacen crecer como persona, que te ayudan a avanzar en los objetivos que te hayas marcado a corto, medio y largo plazo, las que están relacionadas con tus prioridades, con los que más quieres, contigo. Nunca te olvides de ti. Eres lo más importante.

MITs:

MITs (Most Important Things): las cosas más importantes que tengas que hacer un día concreto. Pueden estar relacionados con tus piedras más grandes, con tus “Big Rocks”, o no. El día a día te lo dirá.

PASOS A SEGUIR
CÓMO SE DEBE PLANIFICAR LA SEMANA para conseguir lo que te propongas

Esto lo he aprendido del libro “Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva“, de Stephen R. Covey: La forma más efectiva de planificar la agenda y conseguir avanzar y llegar a todo es trabajar a varios días vista, a nivel semanal.

 

PASO 1: ESTABLECER LAS PIEDRAS MÁS GRANDES

Una vez a la semana, el domingo o el lunes a primera hora, siéntate delante de la agenda y elige cuales van a ser los pasos relacionados con tus piedras más grandes que quieras lograr. Una vez elegidos, calcula el tiempo que te va a llevar realizarlos y bloquea ese tiempo en tu agenda semanal.

Mi recomendación, que elijas sólo 3. Leo propone unas 4-6 cosas relacionadas con las “Big Rocks”, pero los multi-apasionados corremos el riesgo de perdernos si nos marcamos demasiadas tareas. Así que cuantas menos cosas, más centrada estarás. Tres es la cantidad idónea: ni mucho para perdernos, ni demasiado poco que nos haga avanzar despacio y perder interés por no conseguir resultados rápidos.

Otra recomendación: de esos 3, al menos 1 estará relacionado con tu objetivo anual.

 

PASO 2: MARCAR UN HORARIO PARA TUS “BIG ROCKS”

Leo propone situar las cosas más importantes por la mañana. Cuanto antes lo hagas mejor. Si no corres el riesgo de que vayan surgiendo pequeñas cosas que hagan que termines retrasando y posponiendo lo que de verdad importa. Además. si logras cada día terminar tus piedras más grandes, conseguirás irte cada día a la cama con la sensación de haber aprovechado el día y estar logrando todo lo que te propones.

Así que tras elegir en el primer paso 3 cosas relacionadas con tus piedras más grandes, establece cuándo las vas a hacer, qué días y cuánto tiempo te va a llevar hacerlas. Bloquea ese tiempo en tu agenda.

Con esto ya has terminado tu planificación semanal. No te llevará ni 10 minutos.

 

PASO 3: ESTABLECER LOS MITs DIARIOS

Todas las mañanas, antes de caer en la tentación de ponerte a revisar el correo, ver lo que han publicado los blogs que sigues, sentarte a ver la tele (que desde ya tienes que darte cuenta que están muy lejos de tus grandes piedras)… Lo primero de todo, coge tu agenda, siéntate y establece cuales van a ser los MITs, las cosas más importantes, que tienes que hacer ese día.

Lo mismo que en el paso 1, elige sólo 3 MITs. Puede coincidir que algún MIT o los tres coincidan con la piedra grande que tenías marcada para ese día. Si es así, tan sólo medita si hay alguna cosa más de las importantes que tengas que hacer ese día. Si no, ya puedes rellenar el tiempo con las piedras pequeñas, con la “arena” o las cosas menos importantes. Y recuerda, siempre después de haber completado tus piedras grandes, en los huecos que queden libres en tu agenda.

 

PASO 4: REALIZAR LAS COSAS MÁS IMPORTANTES

De nada sirve que planifiques hacer un montón de cosas que te van a ayudar a avanzar en todos los ámbitos de tu vida, si luego no las haces. Si ves que empiezas a flaquear y te entran ganas de posponerlas, repasa el post con trucos para evitar la procrastinación.

Lo más importante de todo es hacer los MITs que te hayas marcado cada día. Como además lo vas a hacer lo primero de todo, empieza por el primero y termínalo. Concéntrate, elimina todas las distracciones, pero no comiences algo nuevo sin haber completado la primera de las cosas importantes que tienes que hacer ese día.

Una vez que la hayas hecho, puedes premiarte o descansar con alguna de las piedras más pequeñas. Pero recuerda, no caigas en la tentación de perder el tiempo en lo que no te aporta nada. Descansa 5-10 minutos, 15 máximo, y a por el siguiente MIT.

 

PASO 5: REVISA TODO LO QUE HAS HECHO

No hay nada mejor y más satisfactorio que terminar el día tachando todo lo que has hecho y viendo que has podido hacer todas las cosas importantes que te habías marcado.

No olvides nunca echar un vistazo hacia atrás y ver todo lo que has avanzado, todas las cosas importantes que has logrado hacer y que sin este método de planificación jamás hubieras conseguido.

UN EJEMPLO PRÁCTICO

En la planificación semanal tienes que elegir 3 cosas que vayas a hacer con tus piedras más grandes. Es decir, al menos 1 de las 3 tiene que estar relacionada con un objetivo de los que te hayas puesto para este año. Luego cada día, tienes que elegir tres cosas importantes que vas a hacer ese día concreto. Puede ser que ya hayas bloqueado unas horas del día para una de las piedras grandes que hayas puesto en la planificación semanal, pues con elegir dos cosas más suficiente, ya habrás planificado 3 cosas importantes para ese día.

Por ejemplo, te has marcado como objetivo para 2014 conseguir que una tienda venda tus productos y que tu hijo aprenda piano. En la planificación semanal te pondrías cómo tareas al menos una relacionada con esos objetivos (por ejemplo, inscribir en el conservatorio de música a tu hijo + preparar una selección de tus productos para hacer un muestrario + comprar un regalo para tu aniversario de boda, que es dentro de poco). Esas son tus piedras grandes y ahora toca marcar en el calendario cuándo las harás. Llega el miércoles, para ese día te has puesto que de 9 a 12 vas a ir al conservatorio y a por el regalo, lógicamente eso te lleva ya un tiempo grande y ya estás haciendo 2 cosas importantes, con marcarte una más, suficiente (ir a hacer la compra, de 16 a 18). Tienes ocupado de 9 a 12 y de 16 a 18. Pues el resto del tiempo tienes que rellenarlo en orden de prioridad de quehaceres. No será lo mismo perder una hora por Internet que llevar a tu hijo al parque, que limpiar la cocina… El objetivo al final es que puedas apreciar lo que cuesta realmente hacer cada cosa y dedicar tu atención y tiempo a lo que de verdad importa.

 

Y ya está. Así de sencillo es el hábito de este mes! Y además, el más o uno de los más importantes. ¡Únete al Reto! ¡¡Tu puedes!! Aquí tienes la información general del Reto “ZEN TO DONE”, si no sabes muy bien de que va esto. Puedes unirte al Hábito 3 a través de Lift, que es la web y aplicación donde hacemos el seguimiento y compartimos el avance entre todas las participantes. En la página del Reto está explicado paso a paso como funciona Lift.

El enlace de este mes en LIFT es éste: me uno al Hábito 3 del Reto “ZEN TO DONE”.

 

Reto ZEN TO DONE - Hábito 3 (Aprende a PLANIFICARTE)

UN PEQUEÑO RESUMEN
  • A la hora de planificar, lo primero de todo, siempre, lo más importante para ti, tus valores y tus objetivos. Son tus “piedras más grandes”.
  • El domingo o el lunes a primera hora, establece 3 cosas a hacer durante esa semana próxima relacionadas con tus prioridades, con tus piedras más grandes. Una de esas cosas que esté relacionada con tu objetivo anual.
  • Bloquea en tu agenda semanal tiempo para realizar las tres tareas relacionadas con tus piedras más grandes.
  • Lo más importante para ti siempre lo primero, así que mejor si es por las mañanas.
  • Comienza cada día revisando tu agenda y estableciendo 3 MITs (Most Important Things), 3 cosas importantes que harás ese día.
  • Los MITs pueden ser una de las piedras grandes que habías planificado el domingo o el lunes, o ser cualquier otra cosa importante que debas hacer un día concreto.
  • Muy importante: tras establecer los MITs, realiza el primero lo antes posible.
  • Puedes completar la planificación diaria con tus piedras pequeñas.
  • Evita no perder el tiempo con la arena que te puede hacer no encontrar tiempo para tus grandes piedras: navegar por internet, redes sociales, ver la tele, whatsapp, …
  • Revisa antes de ir a dormir el progreso diario.
  • No te olvides de mirar hacia atrás y ver todos tus avances. Recuerda premiarte por los logros conseguidos.

 

***

Ahora toca mi resumen del Hábito 2, en el que aprendes a procesar la información de las bandejas de entrada, que hemos llevado a cabo durante el mes de agosto. Quiero hacer mención lo primero de todo a Alba, del blog SpecialPlace, que está consiguiendo llevar a cabo el Reto ¡todos los días! desde que empezamos el Reto. Os invito a que visitéis su blog y desde aquí mi apoyo a seguir así porque ¡¡es todo un ejemplo a seguir en este Reto!!

Personalmente ha sido un hábito muy difícil. Me he dado cuenta que fue el punto en el que me atasqué a la hora de lograr el método GTD y he vuelto a atascarme en el mismo punto a través del Reto “Zen to Done”. Creo que el fallo está en que sigue faltando orden a mi alrededor y por ello no puedo concentrarme en procesar y minimizar las bandejas de entrada. Así que voy a trabajar primero por conseguir un ambiente Zen a mi alrededor y una vez conseguido, retomaré el Hábito 2. No obstante, he conseguido avanzar en muchos aspectos del hábito!

He conseguido procesar mis bandejas de entrada electrónicas, contestar a los correos a tiempo, sin posponer las cosas, y he conseguido procesar todos los correos día a día. Tengo pendiente hacer la gran limpieza de la cuenta de gmail para conseguir tener en ella sólo los correos nuevos. He dejado de revisar contínuamente la entrada de mensajes nuevos y he notado que si no tengo el móvil a la vista pierdo la “necesidad” de “tener que” estar revisando todo contínuamente, así que lo dejo en otra habitación o lo pongo detrás de la pantalla del portátil mientras trabajo para no verlo y no caer en la tentación. Cuanto más lejos, mejor.

Sigo teniendo problemas para procesar mis bandejas de entrada físicas en casa (la del trabajo ya la tengo vacía ¡por fin!) pero he cumplido el objetivo que me había marcado el mes pasado: Adiós habitación llena de cajas y bienvenida oficina! Jamás te hubiera enseñado la foto de cómo estaba al principio si no hubiera logrado el cambio porque me hubiera muerto de vergüenza, pero sienta muy bien poder enseñar lo que he conseguido. ¡Anímate a compartir el antes y después que hayas logrado!

 

Oficina Reto ZEN TO DONE (Una vida organizada es posible)

 

¿Te gusta? Aún queda mucho por hacer, ordenar todos los papeles, decorar la habitación, … pero el primer paso hacia una vida organizada en casa acaba de empezar. Si no lo has intentado, de verdad. ¡Te animo a que lo hagas!

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¿Cómo estás planificando tu día en estos momentos? ¿Eres realista con el tiempo que necesitas para llevar a cabo todas las tareas que te propones? ¿Intentas seguir listas interminables de tareas? ¿Estás anteponiendo tus piedras pequeñas a las grandes?

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