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Reto “Zen to Done”. Hábito 2: Cómo PROCESAR tus Bandejas de Entrada

Reto “Zen to Done”. Hábito 2: Cómo PROCESAR tus Bandejas de Entrada
05/08/2014 Eva Gías
In Gestión del Tiempo
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Bueno, bueno, bueno. Parece mentira pero ¡ya llevamos un mes con el Reto ZEN TO DONE! Cómo pasa el tiempo, ¿verdad?. Y, cuéntame… ¿qué tal te ha ido con el HÁBITO 1, el de Recopilar Información? ¿Has conseguido adquirir el hábito? ¿Lo llegaste a intentar? ¿Lo lograste durante unos días y luego lo abandonaste?

Si lo has logrado, ¡¡ENHORABUENA!!… Estoy muy orgullosa de tí. Es un gran paso. ¿Cómo te sientes? Liberada, ¿verdad?…

Si lo intentaste durante unos días pero luego lo abandonaste… ¿te has parado a pensar los motivos del abandono? Esos que tú misma te repites cada vez que dejas aparcado un proyecto para evitar el sentimiento de culpa. No tengas miedo al fracaso, no pasa nada si algo no pasa como habías imaginado. No hay una única solución posible. Lo importante es que ha llegado el momento de volver a retomarlo, recuperarlo en el punto donde lo habías dejado y continuar. ¡Pero si casi lo tenías! Venga, un poquito más y reto conseguido!! Quizás no elegiste la herramienta adecuada, no llegaste a comprarte una libreta o la que elegiste era fea y no te motivaba nada. Quizás la tecnología no es lo tuyo, Evernote te pareció complicadísimo y a Lift no le terminaste de ver la gracia. ¡No pasa nada! Papel, boli y un calendario como toda la vida. Yo utilizo bolis y rotuladores de colores, así me apetece más cogerlos y comenzar a escribir. El truco está en hacerlo de una manera que te motive.

Si no lo intentaste, puede que no fuera tu momento para comenzar el reto, ya tenías ese hábito. La gracia del Reto: ZEN TO DONE es que puedes adquirir el hábito que quieras, cuando tu quieras y en el orden que quieras. Leo Babauta, su creador, sugiere hacerlo en el mismo orden que lo haremos en el blog pero no lo hagas por obligación o sin estar motivada. Guarda la página del Reto en tus favoritos y cuando estés motivada, ya sabes que allí tienes toda la información. Puede que haya otra causa de que no lo intentases, se sincera contigo. ¿Tenías miedo? ¿Algo te freno? ¿Te dijiste internamente que no lo ibas a conseguir? El miedo es uno de tus peores enemigos porque normalmente es algo que sólo está en nuestra cabeza, nos impide avanzar, nos frena a conseguir lo que queremos. Si es tu caso, te invito a que leas el post de Mar de nuevo porque tienes que dejar de PRE-Ocuparte. Puedes hacerlo, y lo sabes. Pero sabes que no viene sólo ni un cambio se consigue de la noche a la mañana. Hay que esforzarse. Pero hazme caso, vale la pena. Y mucho.

Si quieres saber cómo me ha ido a mí, te lo cuento en la página del Reto. Lo que me ha funcionado, lo que no, si lo he logrado, si no, … puedes leerlo aquí. Estaría genial que compartieses tu experiencia con el resto de participantes, un pequeño resumen de lo que ha sido este primer mes, tus dificultades, qué trucos has seguido, cómo lo has logrado. Puedes mandarme un email y yo lo añadiré a la página del Reto, puedes poner un comentario en esta entrada o, si lo has publicado en tu blog, puedes añadirlo directamente en la review del Reto 1 aquí.

RETO: “ZEN TO DONE”

HÁBITO 2 – PROCESAR

Y ahora, ya sí, ¡agosto ya está aquí! y aparte de las vacaciones ha llegado el momento de comenzar el HÁBITO 2: PROCESAR la información de tus Bandejas de Entrada.

Durante el primer mes, con el Hábito 1, hemos estado recopilando toda la información que pasaba por nuestra cabeza. El objetivo era tener la mente limpia, sin tener que estar preocupada de “que no se me olvides esto”, “tengo que hacer esto otro”, “me tengo que acordar de…” etc etc etc. Te suena, ¿verdad?.

Has conseguido trasladar toda esa información de tu cabeza al papel. Pero, ¿y ahora qué?. Puede que hayas ido haciendo alguna cosa, ¿pero sigues sintiéndote abrumada por todas esas tareas pendientes que tienes el cuaderno, en el buzón de casa, esos correos sin leer que se acumulan en tu email…?. Pues en este segundo paso Leo Babauta nos enseña a procesar toda esa información.

PRIMER PASO: MINIMIZAR LAS BANDEJAS DE ENTRADA

Aquí me adelanté en el hábito 1 de recopilar información pero si no lo has hecho, ha llegado el momento. Y si lo hiciste, revísalo por si puedes reducir un poco más el número de bandejas de entrada que tienes.

Haz un repaso por todas las vías por las que te entra información. Si no hiciste la limpieza de blogs, emails, newsletter, etc que vimos en el Hábito 1, te invito a que pares un momento y leas esta parte aquí antes de continuar con este primer paso.

BLOGS

Has reducido los blogs y newsletter que ya no te interesaban, has reducido tus ladrones del tiempo. Este paso no lo hagas una vez y te olvides, periódicamente, cada mes, revisa lo que puedes seguir eliminando o no. Sobre lo que veas que te sigue interesando, ¿has dejado sólo lo muy muy importante y útil en la cuenta de correo? Lo que no lo consideres así, trasládalo a aplicaciones tipo Feedly o BlogLovin’.

CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO

Pasamos a las cuentas de correo. ¿Cuántas tienes? ¿Cuántas utilizas? ¿Crees que puedes unificar alguna? Las que no uses, ya sabes, lo mejor es darla de baja y te olvidas. Para el resto, ¿sabes que hay programas que te permiten tener todas tus cuentas de correo juntas? Yo uso Outlook en el ordenador del trabajo y Mozzilla Thunderbird en el de casa. En el móvil, utilizo la aplicación de gmail y para el resto de cuentas (como la del blog), utilizo AquaMail.

El problema es que tengo un montón de cuentas, entre gmail y las de los blogs tengo 7 direcciones de correo más un par que no uso. Así que tengo que dar de baja y ver cómo reduzco todo  (Leo Babauta recomienda tener un máximo de 7 bandejas de entrada de información, y yo con las del correo electrónico ya me paso). Hace tiempo probé un programa que te permite tener una única bandeja de entrada para todas las cuentas y permite también meter las de gmail. Se llama Inky. Aunque si conoces alguna más avisa plis!

BANDEJAS FÍSICAS

Este es otro de los puntos que tengo pendiente. Digamos que la mesa del salón de mi casa se ha convertido en mi bandeja de entrada. Ahí tengo todo, ordenado por montoncitos eso sí (el de las cartas del banco, el de los cursos, el de cada proyecto que tengo en mente, el de las cosas de fotografía, el de los libros, el de las facturas, …). Lógicamente esto NO puede ser así (y lo pongo en mayúsculas a ver si se me mete en la cabeza de una vez). Sí que he reducido la cantidad de “montoncitos” que tenía desperdigados por casa y los he unificado en una única habitación pero está claro que no es la solución. Eso sí, de esta manera he conseguido ver la cantidad de papeles y trastos que acumulo sin procesar adecuadamente. Te propongo que lo hagas para que te des cuenta del espacio y el volumen que ocupa todo.

Fuente: poofycheeks.com

No sé si tienes oficina en casa. La mía, bueno, el cuarto que tenía que ser la oficina aún sigue inundado con las cajas de la mudanza. Así que mi propósito para este mes es montar la oficina y organizar allí todos los “montoncitos” en sus respectivas carpetas y archivadores (como tiene que ser, vamos). Otra idea, es instalar una bandeja de entrada común para la casa, donde dejar las cartas, anotar los recados, la lista de la compra, dejar mensajes que te animen, … Los americanos le llaman “Home Command Center” (Centro de Mando). Yo tengo pendiente montar uno en la cocina (otro de esos proyectos abandonados a mitad).

 

SEGUNDO PASO: EVITA QUE TUS BANDEJAS DE ENTRADA SE DESBORDEN

Processed with VSCOcam with t3 preset

¿Te suena la foto anterior? A mí mucho. Son las bandejas que tengo encima de la mesa de mi oficina en el curro. ¿Qué horror, verdad? ¿Sabes lo que es tener que ver eso todos los días y no ser capaz de procesarlas? No sólo me siento culpable si no que además me estresa. El año pasado cuando empecé con el método GTD conseguí tenerla vacía (oh dios mío, qué días aquellos). Pero en cuanto empezaron a acumularse un par de papeles, informes, presupuestos, … de pronto me ha sido imposible poder salir de ese bucle. Hay una frase que me marcó e intento grabarla a fuego en mi cabeza cada vez que intento “escaquearme mentalmente” de alguna tarea relacionada con el orden:

[blockquote quote_type=”type5″ author_name=”” width=”100%” float=”left”]”El desorden atrae más desorden”[/blockquote]

Prueba a dejar un papel encima de una mesa. Ya verás como en unos días esa mesa está llena de papeles. Haz el experimento en un sitio público. ¿Te has fijado por ejemplo en las barras de los bares? Si no hay ningún papel en el suelo, ya verás como te sentirás culpable si tiras algo sin querer e irás corriendo a recogerlo. Ahora fíjate en los bares que tienen el suelo sucio, ¿a qué están llenos de sobres de azucar vacíos? ¿a qué no te sientes nada culpable si tu también tiras el tuyo? Incluso si no hay ningún papel por el suelo pero éste está sucio… ¿a qué no es lo mismo? Reflexiona un poco sobre ello y cómo están las habitaciones que te rodean.

REVISA LAS BANDEJAS DE ENTRADA UNA VEZ AL DÍA

Leo propone revisar las bandejas de entrada sólo una vez al día. Al menos eso, no hacerlo supone que se acumulen las cosas. En el caso de los correos electrónicos u otro tipo de bandejas que tengas que revisarlas más veces hay que evitar hacerlo de manera compulsiva. ¿Cuántas veces al día revisas el móvil para ver si te ha llegado un nuevo email? ¿Enciendes el móvil cada vez que te entra un whatsapp? Recuerda, son ladrones del tiempo. Si quieres hacerte una idea del tiempo que pierdes cada día, instala la aplicación RescueTime en el móvil o en el ordenador y te sorprenderás de los resultados.

Hay técnicas y aplicaciones para el móvil que te ayudan a concentrarte en la tarea que estás haciendo. Por ejemplo, las basadas en el método Pomodoro que consiste en dedicar intervalos de tiempo de 25 minutos a una tarea, realizando pequeñas pausas entre cada intervalo. Esta semana pasada me instalé una aplicación en el móvil basada en ese método, gratuita, y que además te permite elegir si quieres desconectarte de cualquier tipo de aviso durante esos 25 minutos (internet, sonidos, vibraciones). Se llama Clear Focus. Te la recomiendo.

CÓMO REVISAR LAS BANDEJAS DE ENTRADA

PASO 1. Hay que procesarlas de arriba a abajo. Empezando por el papel, correo, tarea, que esté arriba del todo y continuando hacia abajo. TOMA UNA DECISIÓN SOBRE ELLO, no vuelvas a dejar el papel en el montón, no pospongas tomar una decisión sobre qué hacer con ello y no te saltes nada.

PASO 2. ¿Necesitas ese papel, tarea, correo, …? Si la respuesta es “no”, a la basura. Recuerda, NO LO NECESITAS = ELIMÍNALO.

PASO 3. ¿Eres tú quien debe encargarse de eso? Si la respuesta es “no”, pásaselo a quién corresponda. NO ES TU TAREA = DELÉGALO.

En mi caso, esta información la paso a una carpeta que se llama “A LA ESPERA” donde traslado los emails que he delegado a otras personas o de los que estoy esperando respuesta (así no tengo que intentar acordarme de todo y saco esa información de mi cabeza, Hábito 1 – Recopilar Información).

PASO 4. ¿Puedes hacer esa tarea en MENOS DE 2-5 MINUTOS? HAZLO DE INMEDIATO. Es la conocida Regla de los 2 Minutos. Para mí es fundamental. No te puedes llegar a imaginar lo importante que es y la cantidad de información y tareas que te ayuda a quitarte de encima. Comencé a aplicarla el año pasado y ha sido toda una revelación.

PASO 5. ¿Te va a llevar MÁS DE 2-5 MINUTOS? Aplázalo y pásalo a tu LISTA DE TAREAS PENDIENTES para hacer más tarde.

PASO 6. ¿Se trata sólo de una INFORMACIÓN que necesitas? Imprímela para LEER MÁS TARDE o (esto es lo que hago yo), pásalo a tu carpeta “LEER O REVISAR”.

En esa carpeta de mi correo electrónico, del trabajo, suelo guardar presupuestos que no me urgen, leyes nuevas, … aquella información no relevante o importante que me va a llevar un tiempo y no está en mi lista de prioridades en ese momento. En el terreno personal, en gmail por ejemplo, ese tipo de correos los etiqueto como “pendiente” en su categoría correspondiente (por ejemplo, tengo etiquetas así: “negocio – pendiente”, “marketing – pendiente”, etc). En el caso de páginas web o artículos que me interesan, los guardo en Evernote cuando se trata de algo que tengo que leer más pausadamente o cuando sé que me va a hacer falta en el futuro o cuando haga una tarea determinada. Si es algo que puedo leer mientras desayuno, hago la comida… algo rápido, curioso, pero sin mucho interés, lo guardo en Pocket. Recetas, DIY y cosas similares con instrucciones, los guardo en Pinterest (bien ordenado en su carpeta correspondiente).

PASO 7. Es fundamental NO DEJAR NADA en la bandeja de entrada cuando la proceses. O se elimina o se archiva.

PASO 8. REPETIR este proceso UNA VEZ AL DÍA. Programa un tiempo para hacerlo y no estés contínuamente acudiendo a cada bandeja de entrada a ver si tienes nueva información para procesarla.

QUÉ HACER SI MI BANDEJA DE ENTRADA ESTA LLENA ANTES DE EMPEZAR

Si te pasa como a mí, antes de comenzar el método me encuentro con más de 1.700 correos sin leer sólo en una cuenta. En estos casos, Leo recomienda crear una carpeta donde mover toda la información y marcar en el calendario un día y tiempo para procesarla toda de golpe. Así de fácil.

Te invito a que pruebes a hacer una cosa. Haz una foto de cada bandeja de entrada esta semana, antes de empezar el hábito 2, y haz otra cuando termine el mes. A ver el resultado… ¡ya verás qué cambio!

UN PEQUEÑO RESUMEN
  • Cuantas menos bandejas de entrada tengas, menos tiempo pasarás procesando información y más fácil resultará adquirir el hábito.
  • Sigue los blogs todos juntos en aplicaciones como Feedly o BlogLovin’.
  • Elimina las cuentas de correo que no utilices. Utiliza programas que te permiten unificar todas tus cuentas de correo en un sólo sitio, como Outlook, Mozzilla Thunderbird o Inky.
  • Unifica o minimiza tus bandejas de entrada en casa. Ordena tu oficina y una buena idea es crear un “Centro de Mando”.
  • Grábate a fuego esta frase: “El desorden atrae más desorden”.
  • Revisa tus bandejas de entrada, una vez al día. Evita hacerlo de manera compulsiva.
  • Hazlo siempre de arriba a abajo. Procesa todo lo que haya en la bandeja y nunca vuelvas a dejar algo en ella.
  • Cuando proceses la bandeja de entrada, hazlo siempre siguiendo esta técnica: ELIMINAR – DELEGAR – HAZLO INMEDIATAMENTE (Regla de los 2 minutos) – ARCHIVAR O TAREAS PENDIENTES.
  • Si tu bandeja de entrada está desbordada antes de empezar el hábito, guarda toda la información en una carpeta y marca un día y tiempo en tu calendario para procesarla de golpe.

 

¿Estás preparada? ¡¡COMENZAMOS!!

Si vas a seguir el Hábito 2 en Lift, aquí tienes el enlace para unirte al resto de participantes.

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¿Qué tal te fue con el Hábito 1? ¿Lo lograste? ¿Lo abandonaste? ¿No lo llegaste a intentar? … ¿Eres de las que están mirando el móvil cada dos por tres? ¿Tus bandejas de entrada están desbordadas? ¿Cómo te organizas en casa?

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El post de Reto “Zen to Done”. Hábito 2: PROCESAR aparece primero en Nuevas Ideas, Nuevos Comienzos.