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3 Técnicas que te ayudarán a eliminar imprevistos

3 Técnicas que te ayudarán a eliminar imprevistos
19/10/2016 Eva Gías
In Gestión del Tiempo
Técnicas para eliminar imprevistos y no dejar todo para el último momento

Eliminar imprevistos puede convertirse en una tarea imposible para muchas personas que suelen dejarlo todo siempre para el último minuto. El estrés termina apoderándose de su día a día y se llega a perder por completo el control sobre la gestión del tiempo. Si es tu caso, no te pierdas las 3 técnicas que aprenderás en este post.

Según la RAE, imprevisto se define como: “no previsto”.

Yo lo definiría como cualquier hecho que ocurre sin haberlo previsto y que supone un parón (momentáneo o de mayor duración) que rompe y frena por completo tu planificación, proyecto o consecución de cualquier objetivo que te hubieras marcado.

Según mi experiencia, ¿realmente todos los imprevistos son hechos “no previstos”? Pues sinceramente, pienso que no. Seguro que en alguna que otra ocasión a lo largo de tu vida has ido sembrando “semillitas” para que algo se interpusiese en tu camino a conseguir algún objetivo.

Por ejemplo, cuándo te propones hacer una cosa para tal día. De ese día además no tiene que pasar porque llevas mucho tiempo ya posponiendo esa tarea. Sin embargo, llegado el día, comienzan a brotar imprevistos como setas a tu alrededor y, por supuesto, “te ves en la obligación” de volver a posponer esa tarea (uff, que tenías “tantas ganas” de hacer…)

TIPOS DE IMPREVISTOS

Esta claro que hay imprevistos de los que te alegras y otros que te rompen los esquemas por completo.

  • Imprevistos que te alegran el día: Aquellos que te amplían el plazo de tiempo que tenías para hacer algo o, directamente, anulan ese plan que tan poco te gustaba.
  • Imprevistos que te rompen los esquemas: Aquellos que reducen el plazo de tiempo en el que querías terminar algo, te hacen posponer o anular algo que realmente querías hacer o conseguir con todas tus ganas o te hacen volver a replantearte una situación, proyecto u objetivo que tenías muy claro.

Sobre algunos de estos hechos no previstos no tienes ningún control (como podría ser ponerte mala de repente o que se te rompa el coche o que tus amigos que se casan te pidan ayuda a última hora). Aunque estoy convencida que en el 75% de los casos esos imprevistos podrías haberlos evitado o minimizado (podría poner una cifra más alta, pero vamos a dejar a que el causante del 25% restante es al azar o el destino).

¿Y cómo?

Pues planificando correctamente.

  • ¿Reconoces esa sensación de estar estresada porque vence el plazo que te habías o te habían marcado para algo?
  • ¿Eres de las que siempre dejas todo para el último momento?
  • ¿Sueles pensar que te va a llevar hacer una tarea mucho menos tiempo del que luego te ocupa realmente?
  • ¿Te marcas un montón de quehaceres cada día y terminas moviéndolos de un día para otro porque te resulta imposible terminarlos todos?
  • Ante todo lo anterior, ¿sueles terminar enfadada, con sentimiento de ansiedad o presa del pánico?

Es posible eliminar esta sensación. Desde luego va a haber acontecimientos que van a quedar totalmente fuera de tu control (como podría ser un accidente, un desastre de la naturaleza o que quiebre wall street). Pero el 99% de los imprevistos que te alegran el día tienen detrás, sin duda, una mala planificación. También hay que tener en cuenta que no todos los imprevistos pueden deberse a cosas negativas. Muchos son experiencias bonitas, como una pequeña sorpresa que te obliga a romper por completo tu rutina o tus planes para ese día.

Todas los sentimientos de los que te hablo justo encima se deben precisamente a ello: No haber sabido gestionar tu tiempo correctamente.

Seguramente te pase como a la mayoría de las personas y te sientes más segura y feliz cuando eres capaz de controlar tu tiempo. Lograrlo no siempre es fácil, pero tan sólo son necesarias dos cosas para lograrlo: un método que te funcione y ganas de querer hacer las cosas bien.

Sin esta combinación, puedes ir haciendo pequeños apaños que te funcionen momentáneamente, aunque el final ya sabes (por experiencia) que siempre es el mismo: el caos vuelve a tu vida.

Es muy muy muy importante no abandonar el hábito de planificar tu día a día, aunque sólo puedas hacerlo una vez a la semana. Este pequeño gesto y este tiempo que vas a dedicar cada semana a sentarte a pensar en lo que tienes y quieres hacer, te va a ir ayudando poco a poco además, a tener la mente más clara y organizada y a saber cuáles son tus prioridades reales.

Cuando trabajas con un método en el que tu día a día está lleno de imprevistos, lo que estás haciendo realmente es dejarte llevar por lo que ocurre a tu alrededor y pasarte las horas apagando fuegos. Fuegos que hubieras podido controlarlos y evitarlos seguramente, si hubieras planificado correctamente todo lo que tienes que hacer.

Es por ello lo que te comentaba antes: La mayoría de los imprevistos se pueden evitar. Y además, no es sólo eso, sino que además puedes aprender de ellos para obtener el método que te ayude a que no se repita en el futuro.

¿CÓMO ELIMINAR IMPREVISTOS Y REDUCIR TU ESTRÉS?

No hay nada peor que tener unos planes y que surja algo que los rompa por completo. Cómo puede ser un atasco que te haga perder el vuelo para comenzar tus vacaciones o ir a comerte unas galletas de chocolate tan ricas y que tanto te apetecen y darte cuenta que se han acabado.

1. COLCHÓN PARA IMPREVISTOS

Para evitar esos acontecimientos que te hacen ir super justa de tiempo a todos lados o que te impiden estudiar o entregar algo a lo que te habías comprometido a tiempo, la mejor solución es programar un COLCHÓN PARA ELIMINAR IMPREVISTOS.

¿Qué es un Colchón para Imprevistos?

Es un margen extra de tiempo que asignas a todos tus proyectos y tareas para que todo aquello no previsto que pueda surgir no te haga retrasarte en el plazo de tiempo que les habías asignado.

¿Cómo calcular un colchón para imprevistos?

Con una fórmula muy sencilla: Lo primero que tienes que hacer es calcular cuánto te va a llevar una determinada tarea (pongamos por ejemplo, una hora). Tu colchón de tiempo para imprevistos siempre será la mitad del tiempo que habías calculado para esa tarea. En nuestro caso, 1/2 hora. Por tanto, a la hora de planificarla, reservarás 1 hora y media y no la hora que habías calculado inicialmente.

Más ejemplos: Si crees que una tarea te va a costar dos días, tu colchón para imprevistos sería un día y reservarías 3 en total para esa tarea. Si llegar al trabajo te cuesta media hora, lo ideal es salir al menos con 45 minutos de antelación.

¿ves qué sencillo?

Para las que vais siempre con el tiempo super justo, comenzar a aplicar esta regla es un cambio total para todo (doy fé que lo he sufrido toda mi vida).

La otra solución es la que hablábamos:

2. PLANIFICAR CON ANTELACIÓN

Esto lo harías para el caso, por ejemplo, de no querer quedarte sin tus galletas favoritas. O que llegase un día y tuvieras una reunión que has olvidado por completo porque no la habías apuntado.

¿Cómo solucionarla? Pues tan simple como teniendo una agenda al menos con vista mensual, en la que poder apuntar con antelación todo este tipo de eventos o plazos máximos a los que te comprometes.

De nada sirve apuntarlo en una agenda si luego no la revisas, así que comienza a revisar todos los domingos (una vez a la semana al menos), esta planificación básica para no volver a dormirte en los laureles nunca más.

Yo lo que hago es ponerme también una alarma en el móvil que me lo recuerde unas horas, días o minutos antes (en función de lo que quiera recordar). A mí me gusta mucho la aplicación Swipes para pequeños recordatorios o lista de la compra y CloudCal para recordar eventos, citas y plazos.

3. APRENDE A ESTABLECER TUS PRIORIDADES

Tanto a ti como al resto de los mortales hay tareas que nos dan muchísima pereza. La solución más fácil es posponerla y dejarla para el último momento cada día. Así un día tras otro, y claro. De pronto se acerca la fecha límite en la que debías tenerla terminada y… ¡horror! A hacerla deprisa y mal.

Otras veces no es que una tarea te de cierta pereza, es que no has sabido identificarla como prioritaria y ahí se va quedando olvidada en la lista de tareas pendientes hasta que toca terminarla corriendo o, directamente, prefieres darte por vencida y no la llevas a cabo nunca.

En este caso hay dos posibles soluciones:

  1. Revisar tu lista de tareas y ordenarlas en función de su prioridad (y después trasladarlas a tu agenda y planificar cuándo las vas a llevar a cabo para que no te pille el toro).
  2. O meditar si realmente es algo que merece estar en tu lista de tareas o compromisos. ¿Y esto cómo se sabe? Pues con una fórmula tan sencilla como aprendiendo a escuchar tu interior: ¿Sientes mariposas en el estómago cuando piensas en llevarla a cabo o a dónde te conducirá? ¿Te hace sudar las manos? ¿Te da miedo y mucha emoción a la vez? ¿O por el contrario no te dice ni fu ni fa? Pues si es esto último no te martirices más y elimínala de tus obligaciones.

Espero que estos consejos te ayuden a minimizar la mayor parte de tus imprevistos y que te ayuden a reflexionar sobre el tipo de acontecimientos no previstos que suelen surgir en tu día a día. ¿Estás apagando fuegos casi todo el rato? ¿Te alegras cuándo surge algo que te da más tiempo para hacer algo a lo que te habías comprometido? Si te suenan estas dos preguntas, comienza a aplicar estos métodos y comienza a convertirte en la verdadera dueña de tu vida.