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Reto “Zen to Done”. Hábito 5: Cómo conseguir no ahogarte en las Listas de Tareas

Reto “Zen to Done”. Hábito 5: Cómo conseguir no ahogarte en las Listas de Tareas
28/10/2014 Eva Gías
In Gestión del Tiempo
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RETO: “ZEN TO DONE”

HÁBITO 5 – CÓMO CONSEGUIR NO AHOGARTE EN LAS LISTAS DE TAREAS

¿Te acuerdas que en el primer hábito del Reto Zen to Done tenías que conseguir hacer un vaciado de cabeza todos los días e ir apuntando en una libreta todas las cosas que tienes que hacer, las ideas que se te van ocurriendo a lo largo del día y todo lo que se te pase por la cabeza?

El resultado era, básicamente, un montón de listas de tareas apuntadas en una libreta. O, en el peor de los casos, una lista interminable de quehaceres sin ningún orden ni control.

Imagino que muchas de esas tareas habrás ido haciéndolas durante todas estas semanas que llevamos con el Reto. Pero muchas otras se han quedado en el papel y, lógicamente, al ir posponiéndolas la pequeña lista de tareas se puede haber convertido en un monstruo horrible de obligaciones que lo único que hace es agobiarte y hacerte sentir culpable.

Cada vez me gustan menos las listas de tareas, sobre todo cuando van creciendo y te hacen perder el control. Ya vimos en el Hábito 3 cómo puedes planificar todo lo que quieres conseguir de una manera sencilla, productiva y además que no te agobie.

El objetivo de este mes, con el Hábito 5, es conseguir que no te ahogues con las listas que, inevitablemente, no puedes eliminar. Esas, que quieras o no, te ayudan a tener la mente libre de riesgo de olvidos que luego te hacen sentir más culpable aún.

Hoy te voy a enseñar varios puntos que puedes tener en cuenta para hacer de las listas de tareas tus aliadas en el camino hacia tus metas: vas a aprender a organizarlas, a minimizarlas, a transformarlas en algo útil y también te voy a enseñar algunas herramientas que te van a ser de gran ayuda para manejarlas en tu día a día.

 

PRIMER PASO

¿CUÁNTAS LISTAS DE TAREAS ES RECOMENDABLE TENER?

La respuesta a esta pregunta es de las fáciles. Si has ido siguiendo el Reto Zen to Done seguro que la sabes. ¿Cuántas hay que tener?

Las mínimas.

Eso es. Simplifica. Agrupa.

Cuántas menos listas, más sencillo te será seguirlas, llevar a cabo las correspondientes tareas y tenerlas controladas. Además dejará de convertirse en un ladrón del tiempo y en un pozo sin fondo de obligaciones para convertirse en una parte más de tu agenda o planificación diaria.

 

¿CÓMO PUEDO AGRUPARLAS?

Existen diversas maneras: por temas, por personas, si son del trabajo, de la vida personal, … Lo que mejor me ha funcionado a mí (que no quiere decir que sea lo que mejor te funcione a ti. Es cuestión que vayas probando hasta encontrar tu método) es agruparlas así:

@Llamadas
@Emails
@Leer más tarde
@Delegadas / A la espera
@Compras (Alcampo/Mercadona/Leroy Merlin/Ikea…)

Esas son las que más utilizo. Las @Llamadas las agrupo todas juntas, lo mismo que los @Emails. Así, cuando empiezo con una de esas listas, la realizo entera y en 20-30 minutos máximo la he completado. Esas dos listas son fijas y las reviso todos los días.

@Compras: Las tengo en Evernote por lugar al que acudo. No tengo una lista para cada posible tienda, si no que agrupo a las que más acudo por tipo de producto: comida, cosas para la casa, ropa,… Este truco ya te lo he ido contando en los hábitos anteriores pero lo repito porque viene realmente bien. Cada vez que me acuerdo de algo que tengo que comprar, abro Evernote, lo añado al listado correspondiente y me olvido del tema. Estoy tranquila porque si acudo a alguna de esas tiendas ya sé que con abrir esa lista no me voy a olvidar de nada.

@Delegadas o @A la espera: Para las tareas que encargo a otras personas, presupuestos que estoy esperando recibir, emails, … todo de lo que estoy esperando respuesta lo pongo allí (o lo muevo, en el caso del correo). Así tengo todo controlado y sé que nunca me voy a olvidar de nada.

@Leer más tarde: Esta lista la tengo sobre todo en el correo. La utilizo con esos emails que me interesan, pero no puedo leerlos en el momento (porque son muy largos, no son importantes o requieren mayor tiempo y atención). En el caso de que sea una página web que me interesa leer el contenido pero no es algo que quiera guardar en el futuro, utilizo Pocket. Y cuando se trata de cualquier tema que me interesa de verdad, lo guardo en Evernote.

OTRAS LISTAS IMPORTANTES

@Algún día/Tal vez: Hay un truco importante que puedes llevar a cabo para conseguir no agobiarte con todo lo que “deberías” hacer, y es que incluyas en tus listas de tareas sólo lo que vas a comprometerte a hacer a corto plazo o en un futuro muy próximo. El resto de cosas que te gustaría hacer algún día o con las que de verdad no estás comprometido a hacer, van a la lista de “Algún día/Tal vez”.

[Tweet “#Truco Listas de Tareas: Incluye sólo lo que vas a hacer en un futuro próximo.”]

@Proyectos/Metas: Recuerda lo que te he ido contando en multitud de post anteriores: pasito a pasito se logran las cosas. Si te has marcado alguna meta o tienes algún proyecto en mente, puedes crearte una lista donde tener cada uno de los pasos y mini-pasos que tienes que dar para lograrlo.

AGRÚPALAS POR TIEMPO DE EJECUCIÓN

Como en el caso de las llamadas o los emails, también puedes agrupar tareas por el tiempo que te va a llevar hacerlas: tareas de menos de 10 minutos, de 30 minutos, … Así puedes echar mano de esas listas cuando necesites rellenar huecos en tu agenda o cuando te encuentres con algo de tiempo libre para hacer algo. Para evitar la posibilidad de bloquearte ante tantas posibilidades, tranquiliza tu mente sabiendo que acudiendo a estas listas vas a tener opciones para elegir lo que hacer sin tener que gastar tiempo y energía pensando a qué puedes dedicar ese tiempo libre.

LO IMPORTANTE

Puedes agruparlas como quieras, ve probando hasta que encuentres las listas que mejor te funcionan. Es importante también que no mezcles tareas en diversas listas y si las escribes en un cuaderno o en un folio, utilices una hoja distinta para cada lista de tareas.

En resumen, lo importante a tener en cuenta son estos puntos:

  • Minimízalas lo máximo posible.
  • Agrúpalas (por temas, tiempo de ejecución, importancia, etc).
  • No mezcles las tareas ni las listas. Si las escribes en papel, mejor una lista por hoja.
  • Incluye en tus listas sólo lo que sabes que vas a hacer a corto plazo.
  • El resto de opciones o con lo que de verdad no estás comprometida, guárdalas en el listado de “Algún día”.

¿POR QUÉ EL @ DELANTE?

Esto es algo que me llamó mucho la atención cuando leí el libro del método GTD, de David Allen pero luego ha resultado de lo más útil.

Tanto en el correo, como en el ordenador, los nombres de los archivos se ordenan automáticamente por orden alfabético y numérico. Por ejemplo, si nombras un archivo con un número delante se ordena por delante de un archivo que empieza por una letra. La particularidad que tiene el @ es que se ordena antes que los números, por lo que automáticamente todo lo que lleva @ delante se va al principio.

Es una manera muy sencilla y efectiva de ordenar las carpetas y archivos del ordenador, móvil, correo, etc por orden de importancia.

[Tweet “#Truco Listas de Tareas: Añade un “@” delante de las Importantes.”]

 

SEGUNDO PASO

¿CÓMO METO LA INFORMACIÓN EN LAS LISTAS?

Igual de importante es lo que metes en cada lista, que cómo introduces la información.

¿Te has parado alguna vez a pensar en ello? Seguramente estás metiendo las tareas de una manera tan mal detallada, tan genérica o tan poco útil que tú mismo te estás conduciendo a posponer esa tarea.

¿A qué cuando vas a un restaurante no es lo mismo encontrarte en el menú un plato redactado así: “Verduras variadas” que así “Milhojas de calabacín, queso brie, pisto y foie con vinagreta de frutos secos, miel y pipas”? Pues pasa lo mismo con la manera en la que redactas tus listas.

Tienes que hacerlo fácil, apetecible, que te den ganas de hacer eso que te has marcado cuando lo leas:

  • No es lo mismo: “Arreglar grifo roto” que “Llamar a Pepe el fontanero. 612345678”.
  • No es lo mismo: “Comprar canapé” que “Pedir presupuesto a J.E. para canapé 150×190: info@canapes.com”.
  • No es lo mismo: “Quedar con Laura” que “Mandar whatsapp a Laura para comer lunes 15”.
  • No es lo mismo: “Enviar paquete” que “Darle paquete a Pedro en el desayuno para que lo lleve a Correos”.

Es decir, detállalo de tal manera que no tengas que perder tiempo cuando acudas a revisar esa lista en buscar los datos que te hagan falta (como los números de teléfono, emails, direcciones, horas, nombres, descripciones, etc).

Lo mismo que te contaba antes y en post anteriores: no es lo mismo tener que hacer una tarea genérica “hacer deporte, comprar canapé, aprender un nuevo idioma, comenzar a meditar, decorar oficina, montar web, …” que un paso concreto. Todos los objetivos que te marques, tienes que dividirlos en pasos y estos, en mini-pasos, para poder conseguirlos de una manera efectiva.

 

¿EXISTE ALGUNA MANERA DE MOTIVARME CON LAS LISTAS DE TAREAS?

Pues sí, la hay. Y es algo muy sencillo:

Escribe al lado de la tarea “PARA QUÉ” tienes que hacerla.

Simple y efectivo. Te ayudará a recordar siempre porqué te marcaste esa tarea y qué beneficio vas a conseguir después de hacerla. Quizás no sea un beneficio inmediato. Puede ser un mini-paso para conseguir alguna de tus metas a largo plazo. Pero siempre habrá algo que vas a conseguir haciéndola y eso te motivará a no posponerla y llevarla a cabo.

[Tweet “#Truco Listas de Tareas que motivan: Escribe “PARA QUÉ” tienes que hacer cada tarea.”]

 

TERCER PASO

YA TENGO REDACTADAS Y AGRUPADAS LAS LISTAS, ¿QUÉ HAGO CON ELLAS?

Por supuesto, el hábito no consiste en apuntar cosas y cosas y que se queden ahí en el olvido. No. Hay que hacerlas y no posponerlas. Si sufres del Síndrome de dejar todo para otro día, te recomiendo que le eches un vistazo a este post y le pongas remedio ya (a no ser que no quieras mejorar para nada tu vida actual y te guste sentarte a ver la vida pasar delante tuyo). Si lo que tienes es miedo y estás bloqueada porque no te atreves a dar el paso que necesitas para avanzar, échale un vistazo a este otro post.

Por tanto, ¿qué tienes que hacer con esas listas de tareas? Revisarlas todos los días.

Ese va a ser tu OBJETIVO durante este mes: REVISARLAS A DIARIO. Un buen momento puede ser al final del día, cuando planifiques lo que quieres hacer al día siguiente. Revisa tus listas, puede ser que alguna de las tareas sea uno de los 3 MIT’s del día siguiente (Most Important Things). Anota las llamadas, emails, recados, etc que puedes hacer. Utilízalas a tu favor y no dejes que sean ellas las que te controlen.

Si te perdiste el post de cómo planificarte correctamente para conseguir avanzar y llegar a todo sin dolor, puedes verlo aquí.

[Tweet “No dejes que las Listas de Tareas te controlen. Conviértelas en tus Aliadas.”]

 

HERRAMIENTAS DE AYUDA

¿ME RECOMIENDAS ALGÚN PROGRAMA O APLICACIÓN PARA SEGUIR LAS LISTAS DE TAREAS FÁCILMENTE?

Si buscas por internet vas a encontrar cientos de programas, páginas web y aplicaciones en los que puedes apuntar y seguir las listas de tareas.

En los párrafos anteriores te he contado uno de los que yo utilizo y que está dentro de los más recomendados:

 

EVERNOTE

En el blog de Fran Aguilar tienes unos estupendos tutoriales para empezar paso a paso desde cero (los puedes leer aquí). No obstante, te dejo también un vídeo que he encontrado en internet sobre ello y un post de Maïder Tomasena en el que habla de cómo usa Evernote para organizarse en el trabajo (puedes verlo aquí):

 

ANY.DO

Esta aplicación está disponible para iOs y Android y también cuenta con una extensión para Chrome. La verdad es que no le había prestado nunca mucha atención hasta ahora, pero después de la información y todos los post que he leído sobre Any.Do, en los que sólo he encontrado buenas críticas, estoy deseando encontrar un hueco en la memoria del móvil para poder instalármela. De todas las que he visto es la que me parece más sencilla de todas, sobre todo por su aspecto limpio y minimalista que la hace muy intuitiva.

 

Aquí tienes una explicación muy fácil de cómo funciona que he encontrado en el blog El Pez que Muerde y un vídeo tutorial en español que también está muy bien:

 

GOOGLE KEEP

Esta herramienta tampoco la conocía. Google ha querido hacer la competencia a Evernote a través de Google Keep aunque cuentas las malas lenguas por internet que está algo lejos de conseguirlo. No obstante, si Evernote te parece demasiado complicado y necesitas algo sencillo y fácil que no te requiera mucho tiempo de aprendizaje, Google Keep puede ser la solución.

En este post de Bitelia tienes una rápida introducción y, como en el caso de las otras dos herramientas, si quieres investigar más te dejo un vídeo tutorial para que aprendas a manejarlo:

 

TODOIST

Y por último, os quiero enseñar la cuarta herramienta que más me ha gustado: TODOIST. De aspecto minimalista y sencillo como Any.Do, a primera vista puede parecer algo más complicada pero es otro de los grandes favoritos para la gestión de listas de tareas. Las ventajas que tiene es que está conectado con Dropbox y con Google Drive y, además, permite adjuntar archivos y otros documentos a las tareas que vayas creando. Aquí tienes un vídeo tutorial:

 

[Tweet “Las 4 Mejores Herramientas para gestionar Listas de Tareas.”]

 

Reto ZEN TO DONE - Hábito 5 (Listas de Tareas que no agobian)

 

UN PEQUEÑO RESUMEN
  • Minimízalas las listas de tareas lo máximo posible.
  • Agrúpalas (por temas, tiempo de ejecución, importancia, etc).
  • No mezcles las tareas ni las listas. Si las escribes en papel, mejor una lista por hoja.
  • Incluye en tus listas sólo lo que sabes que vas a hacer a corto plazo.
  • El resto de opciones o con lo que de verdad no estás comprometida, guárdalas en el listado de “Algún día”.
  • Ayúdate de códigos alfanuméricos para ordenar las listas en el ordenador o diversas aplicaciones (como el @ para lo que sea prioritario).
  • Añade a cada tarea toda la información que vayas a necesitar cuando la vayas a ejecutar (por ejemplo, datos, números de teléfono, emails, nombres, etc).
  • Redacta las tareas de una manera que te motive y haga fácil su ejecución. Evita escribirlas de manera genérica (Por ejemplo: “hacer web”, es muy genérico. “Escribir a 5 diseñadores web para pedir precio de diseño” sería algo más específico).
  • Puedes tener un aporte extra de motivación escribiendo “PARA QUÉ” necesitas hacer esa tarea, qué vas a conseguir cuando la realices.
  • Puedes anotar tus listas en un cuaderno o utilizar Herramientas como Evernote, Any.Do, Google Keep o Todoist.
  • El OBJETIVO de este mes es revisar tus listas de tareas, al menos una vez al día (lo ideal sería cada noche, cuando planifiques lo que vas a hacer al día siguiente).

 

Si quieres seguir el hábito a través de la aplicación LIFT, el enlace de este mes en LIFT es éste: Hábito 5 del Reto “ZEN TO DONE”.

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Y para terminar, mi resumen del Hábito 4: Adiós a la Multi-Tarea. Este hábito ha sido complicado y todavía tengo que seguir trabajando. No porque sea un hábito difícil de llevar a cabo, sino porque es una mala costumbre tan arraigada en mí que me descubro de vez en cuando realizando varias cosas a la vez (sobre todo aprovechando a mirar el móvil, el correo, o las redes sociales mientras espero a que se cargue alguna página web, se inicie algún programa o la impresora termine de imprimir).

Así que, poco a poco, estoy intentando eliminar ese mal hábito y lo que si estoy notando es que cuando consigo centrarme en una sola tarea termino siendo más productiva y hasta la acabo antes de lo previsto. Además, con la conciencia tranquila de que no me he olvidado de ningún detalle y he hecho todo lo que tenía qué hacer.

***

¿Cómo te ha ido a ti? ¿Has conseguido eliminar la multi-tarea de tus hábitos diarios?

Y con respecto al nuevo hábito que te enseño hoy: ¿Utilizas alguna de estas herramientas? ¿Conoces alguna más? ¿Cómo las usas? Y las listas de tareas, ¿cómo te organizas con ellas?

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El post de Reto “Zen to Done”. Hábito 5: Cómo conseguir no ahogarte en las Listas de Tareas aparece primero en Nuevas Ideas, Nuevos Comienzos.