Aprender a priorizar tareas y organizar tareas pendientes es uno de los grandes problemas que más frustran cada día (y así me lo hacéis llegar a través de vuestros mensajes, correos y en las sesiones en las que trabajo de manera personalizada con vosotras).

Dominar tus listas de tareas pendientes te ayudará a doblar tu productividad y conseguirlo es más fácil de lo que pueda parecerte ahora mismo.

¿Quieres aprender cómo lograrlo?

En el post de hoy te voy a enseñar una serie de trucos para organizar tu lista de tareas pendientes de manera más eficaz y, por tanto, de manera que sea más fácil priorizar sobre qué hacer o no cada día.

 

 

3 Formas de Organizar Tareas Pendientes de manera Eficaz

DÓNDE APUNTAS TUS TAREAS ES MÁS IMPORTANTE DE LO QUE CREES.

El lugar en el que estás anotando todas las cosas que deberías (o crees que tendrías) que hacer es muy importante (¡mucho más de lo que puedas imaginar ahora mismo!).

Quiero que te pares a pensar:

• ¿Eres de las que tienes tareas repartidas por cientos de post-it, notas en tu teléfono, emails no leídos, cuadernos, alarmas en el móvil, en tu cabeza, en unas cuantas aplicaciones…?
• ¿O eres de las que llevas una libreta siempre encima y ahí (y sólo ahí) va a parar todas las cosas que tienes pendientes de hacer?

Los inconvenientes de tener tus listas repartidas por todas partes

La manera más improductiva de anotar todas tus tareas es guardarlas en el primer sitio que te pille cuando surge ese nuevo quehacer. Seguramente ya habrás sufrido lo que implica tener que ir rebuscando por todos lados todas las tareas o notas que habías apuntado sobre un determinado proyecto, aquello que tenías que comprar, esas ideas o sueños que se te van ocurriendo cada día…

Un caos total.

Y ya no te digo nada si eres de

Los beneficios de unificar todo en un mismo lugar

Tener siempre a mano una única libreta (¡y boli!) en la que poder apuntar todas tus tareas y sueños te ahorrará muchos quebraderos de cabeza y, sobre todo, te hará dejar de perder tu preciado (y escaso) tiempo en acciones que no te resultan nada fructíferas (como rebuscar entre todos tus papeles a ver dónde habías apuntado “eso tan importante que necesitas justo ahora”).

Otra manera de guardar toda esta información

Personalmente organizo mis tareas pendientes relacionadas con mis objetivos, sueños, ideas y proyectos en el mismo cuaderno y las listas de la compra las anoto en un lugar a parte, que tengo organizadas por: Mercadona, Alcampo, Ikea y Puerto Venecia (que es un centro comercial de mi ciudad). Así, en cuanto veo algo que necesito comprar (a corto/medio/largo plazo) lo anoto directamente en su lista correspondiente y, como el móvil es algo que llevo siempre encima, me aseguro de no olvidarme nunca nada.

Utilizo la aplicación Listonic que me permite además compartir las listas con el resto de la familia. Y desde hace unos días, estoy probando la aplicación Dommus, que si bien es algo más lenta que la anterior, es muy intuitiva y fácil de utilizar cuando la compartes y es muy práctica cuando necesitas delegar tareas en otra persona (como mandar a tu pareja a hacer la compra).

 

¡DIVIDE Y VENCERÁS!

El efecto Zeigarnik.

Tenemos un sistema de recordatorio incorporado en nuestra mente que nos molesta sin parar con todas aquellas tareas que debemos hacer o terminar. Es lo que se conoce como efecto Zeigarnik.

Lo que realmente sucede es que hay una desconexión entre nuestra mente consciente y el subconsciente.

• El subconsciente no tiene la capacidad de planificar cómo hacer o terminar una determinada tarea, pero se siente molesto por esa sensación de que exista una tarea inacabada.
• Para desprenderse de esa sensación, castiga a la mente consciente con recordatorios sobre esas tareas pendientes, no para terminarlas, sino simplemente para motivarnos a elaborar un plan para llevarla a cabo.
• Y una vez que planificamos cómo realizar esa tarea, el subconsciente deja de molestar a la mente consciente con esos recordatorios.

Divide tus proyectos y tareas, en tareas más pequeñas.

El proceso de dividir un proyecto o tareas, en tareas más pequeñas (en los mini-pasitos que siempre te nombro en el blog) y planificar cuál será el siguiente paso para completar todo, disminuye esos molestos recordatorios por parte del cerebro subconsciente, ya que está convencido de que en algún momento nos pondremos en esa tarea y sabremos exactamente qué tendremos que hacer para completarla.

Te ayudará a gestionar mejor tu tiempo.

Además de eliminar ese “runrun” de nuestra cabeza con todo aquello que tenemos que llevar a cabo, dividir todas nuestras tareas y proyectos en mini-pasitos te ayudará enormemente a la hora de gestionar correctamente tu tiempo cada día, ya que será más fácil que sepas cuánto tiempo te va a llevar completar esa tarea y podrás organizarte mejor (y dejar de acumular cientos de tareas a realizar cada día).

 

CLASIFICA TUS TAREAS DE MANERA EMOCIONAL

¿Qué pasaría si le dieras un carácter emocional a todas tus tareas pendientes? Seguramente comenzarás cada día deseando ponerte a trabajar en tu lista de tareas pendiente.

Incluso cuando te encuentres en medio de una avalancha de duro trabajo duro o tengas que completar tareas de esas más desagradables (esas que siempre posponen o te cuesta horrores hacer), la recompensa emocional hará que veas con un nuevo prisma todos esos quehaceres que vas a hacer cada día.

Así lo hacen los médicos de la OTAN.

Los médicos de la OTAN tratan a los heridos en emergencias o como consecuencia de algún conflicto, en base a un orden específico basado en su nivel de prioridad (P):

• P1: No respira (nivel de vida o muerte).
• P2: Hemorragias (puede convertirse en una crisis de nivel P1 a medida que pasa el tiempo).
• P3: Huesos rotos (pueden ser problemáticos si no se tratan correctamente).
• P4: Quemaduras (son dolorosas aunque requieren un tratamiento más a largo plazo).

Para los médicos, los elementos P1 siempre son lo primero, seguidos inmediatamente por P2. Y todo lo demás se hace según lo permita el tiempo o se tiene que abandonar cuando surge un nuevo caso de nivel P1 o P2.

¿Cómo trasladarlo a tu Lista de Tareas Pendientes?

Así es como podríamos trasladarlo a nuestra lista de tareas pendientes:

• P1: Aquellas tareas críticas, que te obligan a dejarlo todo hasta que no estén terminadas.
• P2: Tareas que podrían ser críticas (P1) algún día cercano, como no se realicen o planifiquen pronto.
• P3: Tareas en las que alguien podría quejarse eventualmente si no las haces, pero que no traen consecuencias negativas sobre tus objetivos.
• P4: Tareas menores, como las relacionadas con temas sociales. Básicamente son aquellas que haces para posponer el no hacer las de nivel P1 y P2.

Las categorías P1 y P2 permiten distinguir fácilmente entre aquellas tareas de importancia crítica (las que son urgentes y te hacen parar tu vida por completo) y las tareas de importancia vital.

Por ejemplo, los objetivos y estrategias a largo plazo, que no son urgentes (por ahora) y que si no se hacen hoy no causarán “la muerte”  (volviendo a la clasificación de los médicos de la OTAN). Pero son de importancia vital, ya que si esa tarea de nivel P2 la pospones lo suficiente, podría ocasionarte daños a nivel emocional, de autoestima, que no lograras tus sueños, o esos objetivos que te habías marcado para facturar más.

Si bien a la hora de priorizar tareas es importante que te centres en las tareas P1 y P2 (principalmente en las P2 para no convertirte en un apaga-fuegos), no debes olvidarte de las tareas de nivel P3 y decidir dónde encajan en tu esquema de prioridades o planning a corto/medio plazo (o si  realmente deberían encajar en algún lugar).

 

Espero que todos estos consejos te ayuden a organizar tareas pendientes de manera más eficiente. Y si eres mamá emprendedora (o vas a serlo muy pronto), te recomiendo mi post: Cómo organizarse para trabajar desde casa con un bebe.

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