RETO: “ZEN TO DONE”

HÁBITO 4 – HACER (Adiós a la Multi-Tarea)

Creo que este es uno de los hábitos que más arraigados tengo dentro de mí: ser una persona multi-tarea. Y resulta que, lo que  pensaba era el método más efectivo de trabajo, es el peor para conseguir resultados. Como dicen nuestras abuelas: “no se puede estar en misa y repicando.”

Pues sí, la multi-tarea no es buena. Estoy convencida que tú, como multi-apasionada, tiendes a trabajar así. Porque puede que sea nuestra manera natural de gestionar las cosas de nuestra cabeza: estamos haciendo alguna pasión, pensando en la siguiente. Trabajando y con mil cosas en la cabeza… Y no, así no se rinde.

Así que este mal hábito hay que cambiarlo. Porque esla única manera de conseguir avanzar en algo. Se consigue (doy fe). Aunque seamos multi-apasionadas, a la hora de trabajar tenemos que conseguir centrarnos, sólo y únicamente, en la tarea que estamos haciendo.

Y, la verdad, no es tan difícil como puede parecerte. Realmente, sólo hay que seguir unas reglas muy sencillas:

ELIMINA DISTRACCIONES

Te despistas hasta con el sonido de una mosca. Estás deseando que suene el ring del tono de whatsapp para dejar todo lo que estás haciendo y acudir corriendo a ver que se cuece por ahí. Te pasas la jornada de trabajo comprobando una y otra vez el correo y contestando emails. Cada vez que suena un anuncio en la radio, pierdes por completo la concentración y tienes que volver a gastar energía en conseguirlo.

Error, error, error.

Todos esos factores no consiguen más que hacerte perder el tiempo. Así que la regla número 1: Elimina todas las distracciones posibles.

Ya te conté hace unos días que soy adicta al móvil, así que mi única manera de evitar distraerme con él es dejándolo en otra habitación o escondiéndolo detrás del portátil. Si te pasa lo mismo, cuánto menos a mano lo tengas, mejor. Por supuesto, tienes que dejarlo sin sonido. No vas a estar trabajando en una habitación y el móvil dale que te pego con sonidos en otra. Al final lo único en lo que estarás pensando es en levantarte e ir a cotillear (y lo harás). Tampoco vale dejarlo en modo vibración. Nuestro oído está tan atento a ese ruidillo característico, como una madre lo está a cualquier sonido que emita su bebé. Por lo tanto: móvil fuera, sin sonido y sin vibración.

Una opción que utiliza mucha gente es ponerlo en modo avión. De esta manera cortas toda entrada de avisos, emails, actualizaciones, etc que pueda llegarte mientras estás trabajando. Si no quieres perder el tiempo en buscar cómo narices se pone el modo avión, puedes utilizar aplicaciones como Airplane Mode Widget (para Android). Por si no lo sabías, whatsapp permite silenciar los grupos. Si es uno que no te aporta nada, puedes irte del grupo y un ladrón del tiempo menos. Pero si quieres seguir atenta a lo que se cuece sin volerte loca porque suene 300 veces en una hora, puedes silenciarlo así: una vez que estás dentro del grupo le das a mostrar menú u opciones y pulsas en donde pone Silenciar. Puedes elegir que esté calladito durante 8 horas, 1 semana o 1 año. Y también te da opción a que siga mostrando las notificaciones o no.

Otra posible distracción: los ruidos. No sé tú, pero yo necesito silencio absoluto para trabajar en tareas en las que necesito concentración plena. Si el cuerpo me pide música, lo único que me permite conseguir el mismo nivel de concentración es el ruido blanco o sonidos de la naturaleza. Hace unos meses descubrí una página que te permite configurar tu propio ruido blanco y, además, el fondo va cambiando de color (como cuando vas a un spa que utilizan cromoterapia). Se llama NOISLI (los que tenéis apple estáis de suerte porque acaban de sacar aplicación), pero se puede ver desde cualquier ordenador. Si te fijas en la parte de arriba, puedes elegir si quieres ruido blanco que te ayude a ser más productivos o si quieres relajaros. Yo suelo hacerme las mezclas a mi gusto con las opciones que aparecen debajo (puedes elegir entre un montón de tipos de ruido blanco: naturaleza, olas, viento, lluvia, cafetería, hoguera, …). Pruébalo, está genial.

La otra opción que utilizo mucho también es este canal en Spotify, que esá dentro del Nature Sound Library que también te invito a descubrir. Lo pongo muy bajito, como si estuviera realmente en ese ambiente y a trabajar.

Ya tenemos las distracciones eliminadas del móvil y sonidos. Recuerda que, al igual que en el móvil, también deberías eliminar los avisos del ordenador. Te recomiendo que desactives la opción de que te aparezca una ventanita cada vez que te llega un email (por supuesto ir a leer cada email que entra, totalmente prohibido). Y, si puedes en la oficina, que desvíes el teléfono a otro número o al buzón de voz mientras realizas esa tarea que requiere concentración plena, mientras estás en una reunión… (no te olvides de avisar, si tienes algún compañero que te pasa las llamadas, que durante “x minutos” no te pase ninguna).

Si estás en casa, nada más fácil que preparar un cartel que puedas colgar en la puerta, para que todo el mundo sepa que deben dejarte trabajar hasta que lo quites.

CÉNTRATE EN UNA SÓLA TAREA, DURANTE UN PERÍODO DE TIEMPO

Aquí viene lo importante: Has eliminado distracciones y ahora toca ponerse a hacer cosas. Pero, la regla es hacerlo de una en una. No vale estar buscando una información en internet y, mientras se carga la página, aprovechar para responder el correo. NO. Si hay que esperar a que se cargue la página, se espera. Pero nada de aprovechar ese tiempo para distraerte con otra cosa.

Ya vimos en el post del Hábito 2 del Reto ZEN TO DONE, que una de las técnicas que puedes utilizar es la Técnica Pomodoro, que consiste en concentrarse en una tarea por períodos de 25 minutos. Puedes utilizar alguna aplicación en el móvil o un simple temporizador de cocina.

Por tanto, elegida la tarea que vas a realizar y eliminadas las distracciones, márcate el tiempo que tienes que estar y ¡a por ella!

Si pasado ese tiempo que te has marcado, estás tan concentrada en ello o tan entusiasmada que no quieres parar. ¡No lo hagas! Aprovecha esa energía y continúa hasta que el cuerpo te pida descansar.

COMIENZA SIEMPRE CADA DÍA POR UNA DE LAS 3 TAREAS MÁS IMPORTANTES (MIT’s)

Esta regla la vimos en el hábito anterior del Reto Zen to Done, en el que te enseñé a planificarte correctamente. Si quieres terminar el día con la sensación de haber hecho algo, haber conseguido lo que te proponías y encima seguir avanzando hacia tus metas a corto, medio o largo plazo, comienza cada día con al menos una de las tareas más importantes que te hayas marcado (los MIT’s que te contaba aquí).

Si para ello necesitas madrugar un poco más, quizás haya llegado el momento de hacerlo. Si lo que te cuesta es arrancar, una vez que empiezasa moverte ¡ya no puedes parar! Échale un vistazo a este post con varios trucos para ello.

Y si eso que tienes que hacer te parece aburrido… ¡dale la vuelta a la tortilla! Intenta ver el vaso medio lleno y busca las ventajas o beneficios que vas a sacar de hacer esa actividad: ¿tener la casa limpia y poder invitar a tus amigos a casa? ¿te va a ayudar a ganar más clientes? ¿vas a poder comprarte ese vestido que tanto te gusta? ¿podrás estar más relajada y motivada? … Siempre hay algo positivo que puedes sacar de esa tarea y que te ayudará a hacerla más fácilmente. Sientate a pensar por un momento y encuentralo.

RECOMPENSA

¿Has cumplido el tiempo que te habías marcado para esa tarea? Te mereces una recompensa, ¿no? Ya puedes desconectar un momento mirando el correo, las redes sociales, jugando con tu mascota, bailando, tomándote un café, … lo que te guste, tu eliges!

La regla: que la recomenpensa no se alargue y alargue y termines dedicándole más tiempo que a lo que tendrías que estar haciendo. Descansa, celebra, prémiate por haber estado ese tiempo trabajando pero de una manera responsable. Dedica 10 minutos máximo a desconectar y vuelve rápidamente a tus tareas. Si tienes a “perderte”, puedes utilizar el mismo temporizador que usas para marcarte el tiempo de trabajo.

En resumen: descansos cortitos, no mayores de 10 minutos y vuelve inmediatamente a tus tareas.

RESPIRA, RELÁJATE

Si notas que empiezas a distraerte o que tienes ganas de parar y hacer otras cosas durante el tiempo de concentración, respira, levanta la vista de lo que estás haciendo y oblígate a ti misma a volver a lo que estabas haciendo. Si tienes la necesidad de levantarte, moverte, hazlo y retoma inmediatamente tu tarea.

ANTE UNA URGENCIA QUE TE OBLIGA A PARAR

En estos casos es inevitable tener que dejar lo que estás haciendo y atender la urgencia. Lo mejor es que anotes dónde te has quedado, lo que te queda por hacer, las ideas que estabas teniendo en ese momento, los papeles e información que tienes que preparar. Déjate anotado todo de tal manera que puedas retomarlo más tarde en el mismo punto en el que estabas y no tengas que estar dándole vueltas todo el rato, a no olvidarte de nada de lo tienes que hacer. Recuerda lo que vimos en el primer hábito del Reto Zen to Done: en la cabeza, cuanta menos información, mejor.

 

UN PEQUEÑO RESUMEN

• Elimina todas las distracciones que puedas tener: el móvil, lejos, sin sonido y sin vibración.
• Trabaja en silencio o escucha ruido blanco, que te ayudará a concentrarte. Te recomiendo esta web: NOISLI y este canal de Spotify.
• Elige la tarea que vas a realizar y márcate un tiempo para hacerla.
• Puedes utilizar la técnica pomodoro (centrarse en una tarea durante 25 minutos).
• Puedes ayudarte de un temporizador que te indique cuándo ha pasado ese tiempo marcado.
• Prémiate cuando consigas llevar a cabo esa tarea. Desconecta (intenta máximo 10 minutos) y vuelve inmediatamente a por la siguiente tarea.
• Si necesitas levatarte, moverte, hazlo e inmediatamente vuelve a lo que estabas haciendo.
• En caso de querer abandonar, respira y oblítale a volver a concentrarte.
• Ante tareas que no te agradan, busca el lado positivo o el beneficio que obtendrás cuando la hayas hecho (siempre hay algo bueno).
• Si tienes que parar por algo urgente, anota todas las ideas, pasos siguientes a dar y todo lo que te ayude a retomarlo en el mismo punto.

 

El enlace de este mes en LIFT es éste: Hábito 4 del Reto “ZEN TO DONE”.

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Mi resumen del Hábito 3: Aprendiendo a planificarte correctamente para lograr todo lo que te propongas. No podía haber ido mejor. Ya os conté en ese post que el segundo hábito se me hizo bastante complicado y no llegué a adquirirlo. El hábito 3, sin embargo, ha sido muy fácil de llevar a cabo. Empecé con él poco antes de publicar el post y la verdad es que he conseguido hacerlo todos los días. Creo que, cuando mejor me ha funcionado y cuando más productiva he sido, han sido aquellos días que planificaba las tareas la noche anterior. Así por la mañana me limitaba simplemente a sentarme en la mesa, revisar la agenda y ponerme a trabajar en lo que tocaba.

También me ha ayudado a darme cuenta del tiempo real que podía dedicar a cada tarea. Atrás está quedando la super mujer estresada que se marcaba mil tareas para cada día. Cada vez me siento más relajada y, a la vez, más satisfecha por ir consiguiendo cada día las 3 tareas que me marco. Lógicamente hay días que no logro dividir en la cantidad de mini-pasos adecuados lo qu etengo que hacer y termino quedándome a mitad en algo o no llegando a hacer todo, pero creo que poco a poco podré ir mejorando en este aspecto y lograré planificarme con eficacia.

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¿Cómo ha ido tu tercer mes con el Reto Zen to Done? ¿Te ha resultado fácil el hábito de planificar o ha sido el más difícil? ¿Qué complicaciones te has encontrado? ¿Qué te parece el cuarto hábito? ¿Eres multi-tarea como yo? ¿Se te ocurre algún truco más?

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El post de Reto “Zen to Done”. Hábito 4: Adiós a la Multi-Tarea aparece primero en Nuevas Ideas, Nuevos Comienzos.